Valider le KYC d'un client

Pour : conformité, ops Statut : stable

En une phrase

Examiner les pièces déposées lors de l'onboarding d'un client (ou d'un marchand), puis approuver, refuser ou demander un supplément de pièces.

Qui peut le faire

• Rôle CMMS requis : customers.read pour consulter, et le rôle de validateur pour agir (approbation / refus / supplément).
• Principe des 4 yeux : pour les comptes privilégiés (utilisateurs backoffice notamment), le validateur doit être différent du soumissionnaire. Vous ne pouvez pas valider un dossier que vous avez vous-même créé.

Prérequis

• Un dossier d'onboarding soumis (statut « Soumis »).
• Les pièces déposées par le client : pièce d'identité, justificatifs, selfie, etc.

Étapes

1. Ouvrir le menu Procédures > Soumissions d'onboarding dans la barre latérale du CMMS.
2. Filtrer la liste sur le statut « Soumis » pour voir les dossiers en attente.
3. Cliquer sur le dossier à traiter pour ouvrir sa fiche détaillée.
4. Cliquer sur « Prendre en charge ». Le statut passe à « En cours d'examen » : le dossier vous est désormais attribué.
5. Examiner chaque pièce : zoom, comparaison des informations (nom, prénom, date de naissance) entre les pièces et le formulaire saisi par le client.
6. Choisir l'une des trois actions :
   • « Approuver » — le compte est validé. Pour un marchand, le compte est créé en base mais reste à finaliser (voir l'astuce ci-dessous).
   • « Refuser » — le dossier est rejeté avec un motif obligatoire.
   • « Demander un supplément » — vous demandez au client de fournir une pièce manquante ou plus lisible, avec un motif.
7. Le client est notifié automatiquement de votre décision.

Astuce

Pour un dossier marchand validé, le système crée le marchand sans propriétaire (owner). Une notification vous rappelle qu'il faut ensuite ajouter au moins un owner pour que le compte soit utilisable côté Nex Business.

À vérifier

• Lisibilité des pièces : nom complet, date de validité, photo visible.
• Cohérence entre les pièces et le formulaire saisi (nom, prénom, date de naissance).
• Détection de doublons : si vous suspectez que le client existe déjà avec un autre numéro, recherchez-le avant d'approuver.

Attention

Un refus est définitif côté procédure : le client devra ressoumettre un nouveau dossier. Préférez « Demander un supplément » si la correction est mineure (pièce illisible, photo manquante).

Ce qui peut mal se passer

Cas rencontré	Action recommandée
Pièce illisible (photo floue, sombre)	Demander un supplément avec motif « Pièce illisible, merci de refaire la photo »
Incohérence nom / prénom / date	Demander un supplément ou refuser selon la gravité de l'écart
Pièce d'identité expirée	Demander un supplément avec motif « Pièce expirée, merci de fournir une pièce valide »
Doublon suspecté avec un compte existant	Refuser avec motif « Doublon avec compte existant » ; escalader à conformité
Bouton « Approuver » grisé	Vous êtes le soumissionnaire du dossier (4-eyes principle) — un autre validateur doit traiter

Qui contacter en cas de blocage

• Support de niveau 1 : équipe conformité.
• Escalade : responsable conformité pour les cas atypiques (fraude suspectée, doublons multiples, documents inhabituels).

Liens utiles

• Créer un marchand — procédure de dépôt côté commercial.
• Gérer l'équipe d'un marchand — étape suivante après validation d'un marchand.